Se você é empresário de micro ou pequena empresa optante do Simples Nacional, provavelmente já ouviu falar do PGDAS ou (PGDAS-D) — mas ainda tem dúvidas sobre o que é, como funciona e por que ele é tão importante.
Esse sistema mensal de declaração é uma obrigação burocrática, e quando bem compreendido e bem utilizado, pode salvar sua empresa de multas.
Neste artigo, vamos explicar de forma clara e prática:
- O que é o PGDAS-D e para que serve
- Quem deve declarar
- Quando e onde declarar
- Como preencher passo a passo
- Quais tributos estão envolvidos
- Erros comuns e como evitá-los
- Multas e penalidades
- Dicas para manter sua empresa em dia
Assim, você ganhará segurança para cumprir essa obrigação mensal e focar no crescimento do seu negócio.
O que é o PGDAS-D?
O PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório) é um sistema online por meio do qual empresas optantes pelo Simples Nacional declaram mensalmente suas receitas e geram o boleto único do regime — o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).
As informações inseridas no PGDAS-D têm caráter declaratório, ou seja, funcionam como confissão de dívida: a empresa informa seus valores e o sistema calcula o imposto devido.
Em resumo: é a ferramenta disponibilizada pelo governo para cálculo de tributos e emissão de guias, para empresas do Simples Nacional.
Quem está obrigado a declarar?
As empresas que devem utilizar o PGDAS-D são aquelas enquadradas como Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP) e que optaram pelo regime do Simples Nacional.
Mesmo que a empresa esteja inativa ou tenha tido faturamento zero no mês, ainda assim é obrigatória a declaração, preenchendo “receita = 0”.
Importante: o regime de Microempreendedor Individual (MEI) possui regras diferenciadas, e o MEI tradicional geralmente não usa o PGDAS (mas caso migre para ME ou EPP, pode precisar).
Portanto, se sua empresa está no Simples Nacional e é ME ou EPP, sim — você precisa usar o PGDAS-D.
Quando e onde declarar o PGDAS-D?
O prazo para envio da declaração e pagamento é todo dia 20 do mês seguinte, ao da realização das operações da empresa.
A transmissão e o preenchimento devem ser feitos no site do Simples Nacional ou no portal e-CAC da Receita Federal do Brasil, utilizando código de acesso ou certificado digital.
Se o dia 20 cair em fim de semana ou feriado, o prazo é prorrogado para o próximo dia útil.
Como preencher o PGDAS-D: passo a passo prático
Preparação prévia
Antes de fazer a declaração propriamente dita, você terá que informar, uma vez por ano, se sua empresa trabalha no regime de caixa ou de competência.
Acesso ao sistema
No portal do Simples Nacional clique em “Cálculo e Declaração > PGDAS-D e DEFIS”, faça login com CNPJ/CPF código de acesso ou certificado. Receita Federal
Selecionar período e preencher
Escolha o mês de apuração; informe a receita bruta do mês, conforme a atividade realizada pela empresa, se venda de mercadorias ou prestação de serviços.
Revisão, transmissão e geração do PGDAS
Revise os valores, transmita a declaração, gere o boleto único (DAS) e realize o pagamento até o vencimento.
Situações específicas
- Sem faturamento ou empresa inativa: preencha “0” na receita.
- Empresa que mudou de regime ou mudou de atividade: atente para preencher corretamente os dados de receita acumulada e enquadramento.
Quais tributos são pagos via PGDAS (guia DAS)?
O PGDAS-D, ao gerar o DAS, unifica diversos tributos federais, estaduais e municipais pagos pela empresa optante do Simples Nacional. Entre eles:
- Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
- Imposto sobre Serviços (ISS)
- Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ)
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
- Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS)
- Programa de Integração Social (PIS)
- Contribuição Patronal Previdenciária (CPP)
A alíquota aplicada depende da faixa de receita, do anexo de atividade e da cumulatividade de folha/receita, conforme suas condições de empresa.
Erros comuns e como evitá-los
Alguns dos erros que mais causam problemas para pequenas empresas:
- Não declarar quando não houve faturamento — gerar “0”, mas não deixar de declarar.
- Escolher errado o regime de apuração (caixa vs competência), o que altera base de cálculo.
- Atrasar a transmissão ou pagamento — gera multas, inclusão em malha.
- Informar receita menor ou maior que a real — pode levar a cobranças, autuações ou benefícios perdidos.
Multas, penalidades e malhas fiscais
Se o PGDAS-D for entregue ou o DAS for pago fora do prazo, a empresa corre riscos de:
- Multa por atraso na entrega da declaração ou pagamento.
- Inclusão na “malha PGDAS-D”, onde a declaração fica retida para análise.
- Possível desenquadramento ou exclusão do regime Simples Nacional se houver irregularidades contínuas.
Dicas para manter sua empresa em dia e com segurança
- Estabeleça rotina mensal fixando dias para reunir documentos, preencher PGDAS-D e pagar DAS.
- Utilize softwares de gestão ou planilhas para controlar receitas, facilitando o preenchimento, como por exemplo, o Auditor Simples.
- Converse com seu contador para confirmar se a empresa seguirá o regime de caixa/competência, qual o anexo de atividade e enquadramento.
- Guarde comprovantes de transmissão e pagamento do DAS — eles são a prova de conformidade.
- Se sua empresa está crescendo ou mudando de atividade, avalie se ainda cabe no Simples Nacional ou se será necessário migrar.
- Use o demonstrativo auxiliar disponível em alguns apps para ter uma prévia da apuração.
Conclusão
O PGDAS-D pode parecer um desafio no início, mas dominá-lo significa dar mais segurança e previsibilidade ao seu negócio no regime do Simples Nacional. Declarar corretamente, dentro do prazo, com os dados certos, evita multas, evita dores de cabeça e deixa você focado no que importa: crescer a empresa.